Mire jó?
A fájl alapú dokumentumok és táblázatok szerves részét képezik az ügyviteli folyamatoknak.
Miért tárolná őket az ügyviteli rendszeren kívül, rendezetlen, nehezen kereshető formában?
ERP rendszerünk a fájl alapú dokumentumokat és táblázatokat is kezeli:
a többi adattal összekapcsolva, kereshetően, biztonságosan.
A dokumentumkezelés alapfunkciói
Feltöltés
A fájlokat a rendszerbe űrlapon keresztül, vagy a rendszer felületeire történő húzással lehet betölteni.
Egyszerre több fájl is feltölthető. A feltöltés sebessége a fájl méretétől, valamint a hálózati kapcsolat sebességétől függ.
Tárolt adatok
A fájlok neve mellett egy képernyőnév és leírás is megadható.
Minden dokumentumnak egy egyedi azonosítót generál a vállalatirányítási rendszer.
Lehetőség van arra is, hogy ezt az azonosítót előzetesen létrehozzuk, majd beillesszük a dokumentum szövegébe.
Így a feltöltött dokumentum maga is tartalmazhatja az ERP rendszer által előállított azonosítót.
Tartalmi kategóriák
Integrált vállalatirányítási rendszerünk egyik alapfunkciója,
hogy úgynevezett tartalmi típusokat lehet benne létrehozni törzsadat jelleggel, programozók nélkül.
Ez fontos, hiszen a fájl típusából (pl. pdf, doc, xls) nem következik annak tartalma.
Beállíthatjuk például, hogy a feltöltött dokumentm egy szerződés, ajánlat vagy jegyzőkönyv.
Ezek első ránézésre látszanak a listákban, és keresni is lehet ez alapján.
És ami a legfontosabb: jogosultságokat is beállíthatunk a tartalmi típus alapján.
Kapcsolás más adatokhoz
A feltöltött dokumentum-fájlok mindig egy másik adathoz kapocsolódnak.
Partnercég,
projekt, feladat, bármi.
Így tudnak a dokumentumok az ügyviteli folyamatok szerves részévé válni.
Mindemellett a feltöltött dokumentumokat tetszőlegesen mappákba is rendezhetjük, közöttük áthelyezhetjük, vagy átmásolhatjuk.
Állapotok
Egy dokumentum tartalma gyakran több lépésben, fokozatosan alakul ki.
Így színes címkékkel jelölhetjük meg annak pilanatnyi állapotát. Pl. Piszkozat, szerkesztés alatt, elfogadva, stb.
A címkéket törzsadat jelleggel Önök hozhatják létre.
Az ügyviteli állapot-címkék megjelennek a listákban, és kereshetünk is rájuk.
Keresés
A feltöltött dokumentumokat nemcsak a neve alapján, hanem a bennük lévő szöveg szerint is megkereshetjük.
Az ERP rendszer részét képező keresőmotor a különböző ragozott szóalakokat is felismeri.
Kereshetünk többek között a .doc, .docx, .xls, .xlsx, .pdf, .txt és .odt fájlok tartalmában.
Akkor is, ha azok egy levél mellékleteként kerültek a rendszerbe.
A találatok pedig egy szempillantás alatt megjelennek, mert a keresőmotor a háttérben előre feldolgozza a fájlokat.
Sőt, a nagy internetes keresőkhöz hasonlóan keresett szó környezetét is kiemeli a dokumentumok listája modul.
Változatok kezelése
A fájlok módosításánál megadható, hogy hogyan kezeljük az előző változatot.
Választhatjuk a felülírást, de az előző változat megtartásával egy új verziót is létrehozhatunk.
Bár az ügyviteli rendszerben mindig a legfrissebb változat fog látszani, egy speciális modul segítségével a korábbi verziók visszanézhetők, letölthetők.
Biztonsági funkciók
Korlátozások
Csak a konfiguráció szerint engedélyezett fájltípusok tölthetők fel az ügyviteli rendszerbe.
Így egyszerűen kiszűrhetők a vírusok terjesztésére képes fájltípusok, mint például a .exe fájlok.
Korlátozható továbbá a feltöltött fájlok mérete.
Ezzel pedig a felesleges tárhelyfoglalást előzhetjük meg.
Megbízható csoportok
Szervezeti egységenként megadható, hogy fájlkezelés szempontjából megbízhatónak minősülnek-e a felhasználók.
A nem megbízható felhasználótól érkezett fájlok letöltése előtt egy figyelmeztető ablakot jelenít meg a rendszer.
Vírusellenőrzés
Az ERP rendszerbe integrált vírusellenőrző program mind feltöltés után, mind pedig letöltés előtt ellenőrzi a fájlokat.
Itt nem is annyira a rendszer védelméről van szó, hanem a felhasználók saját számítógépnek megóvásáról.
Jogosultságok
A megszokott egyszerű jogosultságkezelési lehetőségeknél sofisztikáltabb jogosultsági rendszer áll rendelkezése.
Nemcsak írás és/vagy olvasási jogokat szabályozhatunk, hanem külön szabályokat állíthatunk fel arra,
hogy ki módosíthajtja, töltheti le, vagy éppen törölheti a fájlokat.
Testreszabási lehetőségek
- Konfigurációs beállításokkal szabályozhatjuk, hogy milyen típusú fájlokat lehessen feltölteni.
- Egyedi, dedikált adattípusokat fejleszthetünk az ERP rendszerhez, amelyek adott fájltípushoz vagy meghatározott tartalmú fájlokhoz kapcsolódnak.
Ezekhez egyedileg programozott működést tudunk társítani, saját ikonnal rendelkezhetnek, saját űrlapokat kaphatnak.
Kapcsolódó funkciók
- Indítson munkafolyamatokat a feltöltött dokumentumokon, mintha az egy projekt lenne!
- Töltse fel a projektekhez a szükséges dokumentumokat, és ossza meg a projekt résztvevőivel! A feladatok elvégzése folyamán keletkezett dokumentumok is feltölthetők a feladatok alá.
- A csatolmányként e-mailben érkezett dokumentumok is a rendszer részévé válnak, pont úgy, ahogyan a feltöltött dokumentumok. A már feltöltött dokumentumokat pedig elküldheti csatományként a rendszer üzenetkezelő moduljaiból.
- Töltse fel a cikkekhez a pdf formátumú prospektusokat, dokumentációkat!